Домой / Юридическая помощь / Как писать сопроводительное письмо

Как писать сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо можно считать современным инструментом для привлечения работодателя к своей персоне в качестве наемного работника. Появился этот инструмент сравнительно не так давно. С развитием интернета и коммуникационных связей через сеть появилась возможность «рекламировать» свои услуги в формате сопроводительного письма. К сожалению, многие соискатели не очень-то и представляют, что нужно и как писать сопроводительное письмо, чтобы оно помогло при устройстве на работу.

Чем принято считать сопроводительное письмо

Существует такой документ, как резюме: в нем описывается опыт работы соискателя в хронологическом порядке, как правило. Плюс, там же указывается дополнительная информация о пройденном обучении и контакты для связи с потенциальным работником. А вот сопроводительным письмом принято считать документ или текст, который прикладывается к резюме соискателя чаще всего в электронном виде. Оно призвано мотивировать работодателя установить контакт с соискателем.

soprovoditelnoe-pismo

Зачем нужно составлять письмо к резюме

Вообще, сопроводительное письмо не обязательно писать. Для работников некоторых профессий оно и вовсе является излишним. К примеру, грузчик или продавец не пишут такой текст (не путать с резюме). Как правило, очень полезным сопроводительное письмо оказывается для работников, которые претендуют на должности управленцев. Однако такой текст не является гарантией того, что соискателя устроят на работу. Рекрутер при просмотре письма может выявить грамотного и полезного работника, но, с другой стороны, также увидеть и недочеты с точки зрения профессионализма потенциального сотрудника. Важно, само собой, соблюдение правил русского языка при написании письма, в котором к тому же должна присутствовать верная структура изложения информации. Иначе ошибки и неверные формулировки могут спугнуть работодателя.

Студенты и выпускники должны крайне внимательно отнестись к составлению сопроводительного письма, так как у них совсем нет опыта работы, чаще всего. Для того, чтобы добиться желаемой должности на первом месте работы, как раз и нужно написать очень грамотный мотивационный текст. От описания своей мотивации и убедительности предложений зависит многое. Если рекрутеру покажется, что у человека есть стимул работать, не имея при этом опыта, он вполне может склониться к приглашению на собеседование, после чего возможно устройство на первое место работы.

Мотивационный текст бывает также часто полезен и опытным сотрудникам. Даже в случае, когда работник предпочел сменить профессию, такой документ может помочь устранить резонные вопросы относительно смены рода деятельности. Это поможет рекрутеру принять решение в пользу кандидата.

Что учесть при составлении сопроводительного письма

Как таковых обязательных правил при составлении мотивационного документа не существует. Ведь у каждого кандидата – своя специфика профессии и жизненная ситуация. Можно лишь дать некоторые рекомендации, которые призваны облегчить составление письма для поиска работы. В конечном итоге, соискатель сам решает, последовать какому-либо совету, или нет:

soprovoditelnoe-pismo-2

  1. Правильная структура сопроводительного текста. Сначала идет приветствие, без которого не обходится ни одно письмо, далее – основная часть с главным смыслом текста, а в конце – заключение.
  2. Правильное начало письма. Стоит указывать имя и отчество личности, к которому направлено письмо. Например, «Уважаемый Валерий Петрович». В случае, когда имя неизвестно, достаточно написать «Здравствуйте!», или «Добрый день!».
  3. Правильный смысл в основной части. Если письмо отправляется менеджеру по персоналу, то следует упомянуть должность, на которую претендует соискатель. Если текст будет отправлен через сайт по поиску работы в специальной форме отклика, тогда можно не писать о должности, так как обычно она присутствует в заголовке отклика, который увидит работодатель. В письме необходимо дать понять рекрутеру, почему вы собрались устраиваться именно на эту должность в эту компанию, чем они вам интересны. К примеру, вам может нравиться команда специалистов компании, или они производят интересные продукты, либо просто понравилось направление их деятельности. Стоит дать понять работодателю, какую пользу вы могли бы принести фирме. Тут важно упомянуть любой опыт, связанный с деятельностью компании, которого нет в резюме, и который может быть полезен. Нужно привести доказательства своей мотивации, особенно если профессиональный опыт не соответствует всем требованиям вакансии.
  4. Заключение письма. Можно закончить текст словами делового стиля кратко и емко: «С уважением, Александр» (например). И в дополнение указать контактные данные в самом низу письма. Чтобы не писать каждый раз сопроводительное письмо с нуля, лучше создать заготовку, где около 60-70% будут одинаковыми при каждом отклике на вакансию, а остальная информация корректируется под конкретного работодателя. Это значительно сэкономит время.
Читайте также:  Банкротство. Легальный способ не платить по кредитам

Другие факторы для эффективности мотивационного письма

Выше упомянутые советы проверены опытом многих соискателей на практике. Но нет нужды делать все буквально так же. Иногда следует отойти от шаблонности для более высокой эффективности сопроводительного письма.

Часто потенциальный работник, ищущий новую должность, не в курсе того, кто будет читать его письмо. При этом важно сохранять вежливое и доброжелательное отношение к людям, которые получат письмо. Обращение следует делать наиболее персонализированным, к примеру: «Уважаемые сотрудники отдела по кадрам компании Регофф».

Ко всему прочему, из важных особенностей контакта с фирмой-работодателем является такой фактор, как время чтения мотивационного письма. Оно должно быть кратким, чтобы рекрутер мог прочитать текст за секунд 15. Часто соискатели совсем забывают об этом, и делают письмо слишком длинным со всей подробной информацией из биографии. Этот фактор значительно влияет на шанс получить приглашение на собеседование. Поэтому важно помнить, что «краткость – сестра таланта», особенно в случае с сопроводительным письмом.

soprovoditelnoe-pismo1

При написании мотивационного текста нужно помнить о стиле изложения информации, который следует писать в соответствии с вакансией для соискателя. К примеру, инженер или банковский работник, как правило, пишет письмо в спокойном тоне без броских формулировок. Тут, скорее, важнее всего – информативность с четким, кратким изложением. Но соискателю на должность в сфере дизайна или маркетинга, вполне возможно, лучше по-хорошему выделить свои мысли в необычной форме. Это зависит от компании и направления деятельности. Хотя данный совет больше соответствует исключению из общих правил.

Бывает, фирмы требуют написать письмо (или перевести его) на английском языке, либо другом, в зависимости от сферы, в которой она работает с заказчиками и партнерами. Иногда это используют для оценки знания языка, а также стиля изложения.

Как писать сопроводительное письмо: отвечаем на вакансию

Существуют различные способы отправить сопроводительное письмо работодателю. Если изначально связь происходила через электронную почту, вполне логично отправить таким же способом и сопроводительное письмо. В случае отклика на вакансию через сайт по поиску работы обычно присутствует возможность выслать текст работодателю в специальной форме. Именно туда помещается мотивационное письмо. В иных случаях связь происходит через указанный работодателем способ. Например, Skype или Viber. Изредка просят распечатать резюме и отправить в отдел кадров. Тогда следует приложить сопроводительное письмо к высылаемым документам.

Отправляя текст с помощью электронной почты, наиболее изобретательные кандидаты указывают тему письма так, чтобы она привлекла внимание рекрутера. Это может выделить сообщение из множества других. Вряд ли стоит из названия письма создавать рекламный заголовок; однако можно, например, указать название вакансии в том же виде, котором написал ее работодатель, плюс добавить цифры, обозначающие опыт работы в данной сфере.

soprovoditelnoe-pismo-1

Что не стоит указывать в сопроводительном письме

Ошибки могут сделать хороший мотивационный текст худшим среди других. Перед отправкой следует проверить ваше письмо на грамматические, орфографические, речевые ошибки. Иначе есть риск получить отказ просто-напросто из-за того, что текст покажется составленным непрофессионально.

Очень важно не использовать шаблонные письма, которыми полнится интернет. Они легко узнаваемы, тем более теми, кто читает такие письма десятками. Такой текст сразу говорит о том, что соискатель «хитрит» и старается показать себя с лучшей стороны, прибегая к такому непрофессиональному методу. Рекрутер посчитает кандидата несерьезным.

Читайте также:  Что представляет собой исполнительный лист

Что еще имеет значение: не нужно описывать практически теми же словами в письме информацию, которая есть в резюме, а также добавлять лишнюю информацию о местах работы, которые не относятся к вакансии.

Шутки и подобное, как правило, никто не пишет, потому что это будет похоже на несерьезное отношение к работе. Конечно, если есть уверенность, что такого рода текст поймут с ожидаемой реакцией, тогда есть причина написать письмо в таком стиле.

kak-pisat-soprovoditelnoe-pismo

Часто хочется рассказать о себе как о разносторонней личности, прибегая к описанию своего хобби, домашнего быта и т. п. Так делать не стоит, только если эта информация не связана с вакансией. Например, если текст пишется для работы в фирме по производству серфинговых досок, тут можно упомянуть о том, что вы раньше увлекались серфингом (если это действительно так). Эту информацию даже очень желательно указать, так как она опишет вас как человека, который уже имеет представление о должности и работе.

Распространенной ошибкой является текст, основная мысль которого направлена на то, чтобы разжалобить рекрутера. Конечно, даже если рекрутер проникается ответными чувствами, все равно может показаться, что это вызвано с целью манипуляции работодателем, пользуясь своей ситуацией. Тут дело вот в чем: действительно бывает так, что жить становится не на что, и приходится отправлять письма с жалобами на обстоятельства и т. п. Однако, чтобы менеджер по персоналу мог за вас поручиться в такой ситуации, ему необходимо хотя бы немного понимать, на что способен соискатель в качестве работника. Поэтому акцент следует сделать на своем профессионализме.

Плюс, частенько хочется приукрасить себя, выделить среди других кандидатов, сравнив свою персону с ними. Такое чувство самоуверенности может перерасти быстро в хвастовство, что вызовет обратный эффект.

Краткое или подробное сопроводительное письмо?

Сложно ответить на этот вопрос однозначно. Все зависит от ситуации; у каждого работодателя свои требования, и у каждого соискателя свои навыки. Тут важно установить соответствие навыков требованиям. К примеру, если будущий сотрудник ищет работу по своей специальности с опытом работы от 10 лет, тогда не обязательно указывать все подробно. Но когда соискатель переходит в другой род деятельности, тут уже нужно объяснить причину, по которой было принято такое решение.

Как и везде, требуется «золотая середина», которая может быть заметна в описании вакансии. Каким бы вы сами хотели видеть своего сотрудника, будь вы менеджером по персоналу в данном случае? Какие бы требования предложили? Такие мелочи могут помочь в составлении сопроводительного письма, чтобы оно излагало основные мысли по существу и с пользой для обеих сторон. Так что, важнее всего – сама суть.

Сопроводительные письма для разных случаев

Наилучшим способом рассказать о себе, при этом, не имея опыта работы для нужной вакансии, является грамотно составленный мотивационный текст. Это может коснуться студента, выпускника вуза, а также любого человека, решившего поменять род деятельности. В нынешнее время, особенно с развитием технологий, многие профессии морально устаревают, и приходится довольно часто устраиваться на новую работу без опыта.

Выпускникам вузов полезно будет указать:

  • информацию о дипломной работе, либо какой-нибудь важной работе в стенах университета, если она хоть как-то соотносится с описанием вакансии;
  • данные о работе в качестве «практиканта»;
  • общественную деятельность в качестве волонтера при наличии таковой;
  • важную информацию о достижениях; например, после участия в конкурсах и олимпиадах;
  • какое-либо дополнительное обучение (в рамках курсов, тренингов и т. п. от любой организации);
  • свои работы (портфолио), если таковые имеются; они могут иметь большое значение, так как работодатель может оценить ваши навыки, глядя на портфолио.

Без опыта работы сопроводительное письмо призвано пояснить мотивацию и желание соискателя работать в фирме. Причем самое важное в таком тексте – это текущие навыки и потенциал, что может оказаться влиятельным фактором для приглашения на собеседование. Если есть время и огромный интерес к вакансии, можно предложить свою кандидатуру в качестве неоплачиваемого сотрудника с целью получить опыт в данной сфере. Однако важно в таком случае не склониться к написанию «жалобного» текста. Иначе ожидается обратный эффект. Как вариант, можно предложить сотрудничество на условиях с минимальной оплатой.

Читайте также:  Что нужно знать о договоре дарения

soprovoditelnoe-pismo2

Если кандидат на вакансию меняет сферу деятельности, тогда необходимо указать следующую информацию:

  • навыки (бывает так, что на предыдущих местах работы у соискателя был частичный опыт, где он получил некоторые навыки, соответствующие требованиям вакансии);
  • хорошее знание теории для работы (полученное на курсах или тренингах, которое позволяет быстро приступить к основной работе);
  • мотивация (или явное желание работать на должности, так как в фирму вряд ли возьмут человека, который не хочет заниматься своими обязанностями, и это, кстати, очень заметно);

В случае отправления письма в фирму, где интересующей вакансии нет, стоит выполнить самую главную задачу – найти мотивацию для получателя, так как именно он должен передать письмо лицу, принимающему решение (директору, рекрутеру). Поэтому в первой же строке нужно написать основную мысль, суть всего мотивационного текста о том, чем соискатель может быть полезен фирме.

Бывает, есть желание описать какие-либо проблемы, которые кандидат увидел внутри компании – процессе ее работы, эффективности команды в целом, качестве товара и т. п. В таком случае ожидается, что вас оценят, как профессионала, который сумел заметить эти проблемы, чтобы затем вместе с командой решить их. Но, описывая такого рода детали в сопроводительном письме, соискатель рискует натолкнуться на неожиданную реакцию, потому что на «другом конце провода» может быть совсем иное представление о работе фирмы. Все же, специалисты компании, как правило, лучше понимают обстановку внутри и то, почему все в ней устроено так как есть. Поэтому не следует «заигрывать» с работодателем такими деталями.

Хотя иногда можно сделать исключение, и, если вы действительно уверены, что ваше решение найденной проблемы может оказать пользу для фирмы, тогда, конечно, стоит отойти от правил. Тем более в случае, когда проблема очевидна, и решение закрывает ее. К примеру, на сервисе (сайте) компании может быть найдена ошибка технического рода. Прибегну к анализу, и, решив ее, можно отправить в сопроводительном письме информацию о том, как устранить проблему. Это будет дополнительным плюсом для рассмотрения вашей кандидатуры, и даже поощрением.

pismo

Сопроводительное письмо зависит от профессии и ситуации

Одинаковых мотивационных писем быть не должно. По той причине, что каждая ситуация, каждая фирма и вакансия имеют свои определенные требования и нюансы. Тем более, в различных профессиях и должностях. А потому не получится написать текст, который будет подходить под все вакансии. Нет никакой гарантии успеха. Но существуют некоторые базовые моменты для каждой специальности. Например, на должность бухгалтера можно уточнить следующее:

  • опыт работы с налоговой службой;
  • навыки, которые помогли вести бухгалтерию в разных фирмах (возможно, одновременно);
  • знание различных систем, используемых при обложении налогами;
  • и т. п.

К примеру, дизайнер может выслать ссылку на примеры своих работ, что является наиважнейшим фактором при принятии его на работу. А водитель может упомянуть стаж вождения, при котором не произошло ни одной аварии.

На сегодняшний день к резюме чаще всего прилагают мотивационный текст с целью выделить свою кандидатуру среди прочих соискателей. И следует обязательно использовать данную возможность, чтобы раскрыть работодателю свой интерес и некоторые дополнительные данные о вашей личности в качестве профессионального сотрудника.

Похожие статьи

(1 голосов, оценка: 5,00 из 5)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *